Word大纲转成PPT的一次实践

最近遇到一个问题,使用Word编辑了一个长文档,包含三级标题,其中一章的内容比较复杂,层次也很分明:一级标题下有十几个二级标题,每个二级标题下都有三到六个左右的三级标题。因为需要给客户做PPT演示,所以要把这一章的内容按照大纲的架构复制到PPT中去。

1、开始在Word大纲视图中直接复制,到PPT大纲视图中粘贴,以为Office组件之间会自动转换,谁知直接卡死,等了很久终于缓过来,发现此操作把整个章节的文字都复制到了一张幻灯片中,完全不符合要求。

2、接下来,在Word文件菜单的选项、自定义功能区中,找到了“发送到PowerPoint”选项,大喜,觉得这下没问题了。将该按钮添加到菜单,点击,提示大纲太长,只转换了一部分,转换出来的结果也不尽如人意,只有从Word文档起始位置开始的很少的一部分文字。

3、接下来,把其他章节的内容全部删掉,只保留需要转换的章节,发送到PPT之后,效果依然不佳,依然提示大纲太长。转换出的结果有大量的正文文字。

4、分析了一下,应该是是正文文字太多的原因,使用Word选择功能,选择所有格式类似的文本,然后一下子将所有正文全部删除。再发送到PPT,发现该操作把所有的二级标题都尽可能压缩在了一张幻灯片中,实在放不下了,才会换到下一张,一百多行内容挤压在三张幻灯片中。

5、分析了一下,感觉应该是大纲级别的原因。于是使用Word的替换功能,把二级标题样式替换为一级标题,再把三级标题样式替换为二级标题。然后再进行发送到PPT操作,就得到了想要的结果,每个原二级标题一张幻灯片,原二级标题位于标题区域,每张幻灯片的内容区域则是原三级标题的列表。

总结:Word文档的排版最好能着眼全局,级别相同的文本或标题要使用一致的样式,这样在对全文进行总体上的一些布局设置的时候,就非常方便。
知识点:Word可以把大纲直接发送到PPT;Word可以直接替换标题样式;Word可以选择所有格式类似的文本。